Электронный документооборот

А вот сейчас я расскажу, как в одном НИИ Говна и Торфа была организована отправка электронной почты. Представьте себе, что какому-то из подразделений предприятия нужно отправить e-mail контрагенту. Как это делается у нормальных людей? Ответственный за работу с этим контрагентом менеджер открывает Outlook, пишет письмо, нажимает «Отправить». Все!

Но совсем не так это происходило в структурах Роскомикса! Для начала — вести какую-либо переписку «от имени предприятия» были уполномочены лишь начальники довольно крупных структурных подразделений (отставные полковники и выше :) ). Разумеется, в отделе из 50-100 человек вести переписку нужно многим — и если кому-то надо было отправить e-mail официально, то вначале писался «черновик», который подавался начальнику отдела. Естественно, вносилось некоторое количество правок — от стилистических, например, нельзя писать «сотрудники НИИГиТ» (сотрудники бывают только в милиции), нужно писать «специалисты», до более существенных. Черновик, разумеется, печатался на принтере, правки вносились карандашом — во-первых, отставному полковнику совершенно «не по чину» пользоваться этим вашим комплюктором, во-вторых, зрение уже не то, неудобно читать с экрана. Уходило на это три-четыре листочка А4 и несколько часов времени.

Когда текст получал одобрение — из отдельной папочки извлекался листочек с фирменным бланком предприятия. Получить эти бланки можно было в канцелярии (про нее речь будет дальше), но выдавалось их немного, были они в некотором дефиците и запоротый фирменный бланк считался небольшим ЧП. Печаталось три или даже четыре копии будущего письма — одна на фирменном бланке, официальная, вторая — с «бегунком» на обратной стороне (требовалось три подписи — начальника подразделения, начальника «дирекции проектов» и сотрудника канцелярии), копия для канцелярии и «личная» копия для собственного «архива» — чтобы в случае чего сунуть ее недоброжелателям в морду. Ставилась первая подпись и начинался небольшой забег по инстанциям.

Дальше письмо утверждалось начальником «дирекции проектов» — уже в генеральском звании. Генералу комплюктор вообще не нужен, зато полагается сидящая в приемной секретарша — которая до обеда собирала бумажки в папку «На подпись», а в обед несла ее подписывать. Так как подписывать надо много — желательно было приклеить к месту подписи бумажный ярлычок. Не знаю, были ли случаи, когда письмо заворачивали на этом уровне — но это был еще не главный квест.

Основной барьер на пути всей переписки — это канцелярия предприятия. Не знаю, какой была ее численность в 194* году, когда предприятие было основано под названием «Завод № ***» — один или все же два человека, но 70 лет спустя она разрослась до четырех кабинетов и 8 человек. Для отправки электронных писем был выделен отдельный кабинетик, где сидела пизда, вся работа которой состояла в:

— внести в журнал запись об исходящем письме;
— написать следующий номер на бланке в поле «Исх. №»;
— поставить на бланке сегодняшнюю дату;
— поставить на бланке печать;
— расписаться в «бегунке» и забрать одну из копий письма.

По факту пизде всегда хотелось докопаться до каких-то типографских огрехов, типа «здесь должно быть два отступа, а у вас один» или «заголовок пишется 13 шрифтом Comic Sans MS, а у вас 14 Times New Roman, а в конце должна стоять точка, а не запятая». Аргументы вроде «генерал же подписал, ваше дело присвоить исходящий номер» на нее не действовали — а так как правила оформления менялись дважды в год, ругани было предостаточно.

Наконец, фирменный бланк с исходящим номером возвращался в подразделение, где наконец сканировался и в виде прикрепленного к письму pdf отправлялся кому надо через все тот же Outlook. Весь квест требовал минимум 4 листов бумаги (а то и десятка) и занимал минимум день — если повезет, а то и два.

PS Естественно, при молчаливом одобрении начальства (уровня начальников отдела, официально это было строжайше запрещено, спиздят секреты же!) немалая часть переписки с более-менее вменяемыми контрагентами велась с личных email-ов.

Электронный документооборот: 12 комментариев

  1. Трэш конечно.
    Но вообще конечно делится на рабочую и официальную. Рабочая ведется по почте без всяких подписей между исполнителями, а официальная обычно ведется между высокими начальниками и соответственно требует подписи высоких начальников и начальников поменьше. Не вижу ничего страшного.

    В моей конторе раньше примерно такая же ситуация была. Но потом из головного офиса пришло указание, что переходим на ЭЦП и где-то за год все освоились.

  2. Все знакомые мне предприятия Росатома и Ростеха работают аналогично. Так что это можно сказать стандарт. При том, что на всех уровнях пиздят про электронный документооборот, ЭЦП, автоматизацию, инновации и т.п. Но на местах огромный штат СБшников и секретуток, которым тоже надо что-то есть. Поэтому все, как написал Шура, только с вариациями. Причем как в лучшую сторону, так и в худшую (хотя казалось бы).

    1. Причем штат СБшников и секретуток только растет; вместо одного-единственного совкового 1 отдела появляются структуры по защите конфиденциальной информации, по защите от ИТР (иностранных технических разведок, а не инженерно-технических работников — хотя разница невелика), еще по какой-нибудь безопасности еще чего-нибудь.

      Отдельный то ли смешной, то ли грустный момент — все эти чуваки сидят на «накладных расходах», которые за несколько лет выросли с 60-70% до 130% — то есть с каждого рубля в ФОТ «тематические» подразделения (непосредственно зарабатывающие деньги) отдают родному предприятию еще рубль тридцать копеек.

      1. а в Росатоме есть еще замечательная Производственная Система Росатом (ПСР), честно пизженая у Тойоты. и сколько на ней кормится дармоедов, никому не ведомо ))

          1. отличается степенью маразма

            рекомендую гайд по ссылке, если забыт Маршак с нетленным «Вот это стул — На нем сидят. Вот это стол — За ним едят»

            http://www.ps-rosatom.ru/files/5c.pdf

            подобные «рекомендации» каждый уважающий себя пээсэровец на каждом предприятии должен рождать тыщами (от этого в том числе получка зависит)

            1. Ну вообще нормальная такая бумажка по рациональной организации рабочего места — но ровно до момента с появлением маразматичной таблички «Критерии оценки системы 5С».

              1. это нормально. потому что за редким исключением по степени полезности, содержанию и исполнению эти гайды больше всего напоминают школьные рефераты. причем от предприятия почти не зависит. что НИИ, что завод, что АЭС — один хуй.

                на производстве вся эта система ещё может быть полезной (и то не сама по себе, и только если на производстве полный пиздец и хаос, что уже подозрительно). а у разрабов чет кроме приступов нервного смеха никакого эффекта. видимо действительно в разработку только конченые распиздяи идут.

                1. Ну оно и видно, что пытаются систему, изначально придуманную для производства «дедушка Ляо в гараже пилит напильником детали для Тойоты» натянуть на офисные реалии.

  3. Ладно гос предприятие, у нас лендлорд рассылает официальные письма в виде PDF. Не исключено, что с тем же квестом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *