Электронный документооборот

А вот сейчас я расскажу, как в одном НИИ Говна и Торфа была организована отправка электронной почты. Представьте себе, что какому-то из подразделений предприятия нужно отправить e-mail контрагенту. Как это делается у нормальных людей? Ответственный за работу с этим контрагентом менеджер открывает Outlook, пишет письмо, нажимает “Отправить”. Все!

Но совсем не так это происходило в структурах Роскомикса! Для начала – вести какую-либо переписку “от имени предприятия” были уполномочены лишь начальники довольно крупных структурных подразделений (отставные полковники и выше :) ). Разумеется, в отделе из 50-100 человек вести переписку нужно многим – и если кому-то надо было отправить e-mail официально, то вначале писался “черновик”, который подавался начальнику отдела. Естественно, вносилось некоторое количество правок – от стилистических, например, нельзя писать “сотрудники НИИГиТ” (сотрудники бывают только в милиции), нужно писать “специалисты”, до более существенных. Черновик, разумеется, печатался на принтере, правки вносились карандашом – во-первых, отставному полковнику совершенно “не по чину” пользоваться этим вашим комплюктором, во-вторых, зрение уже не то, неудобно читать с экрана. Уходило на это три-четыре листочка А4 и несколько часов времени.

Когда текст получал одобрение – из отдельной папочки извлекался листочек с фирменным бланком предприятия. Получить эти бланки можно было в канцелярии (про нее речь будет дальше), но выдавалось их немного, были они в некотором дефиците и запоротый фирменный бланк считался небольшим ЧП. Печаталось три или даже четыре копии будущего письма – одна на фирменном бланке, официальная, вторая – с “бегунком” на обратной стороне (требовалось три подписи – начальника подразделения, начальника “дирекции проектов” и сотрудника канцелярии), копия для канцелярии и “личная” копия для собственного “архива” – чтобы в случае чего сунуть ее недоброжелателям в морду. Ставилась первая подпись и начинался небольшой забег по инстанциям.

Дальше письмо утверждалось начальником “дирекции проектов” – уже в генеральском звании. Генералу комплюктор вообще не нужен, зато полагается сидящая в приемной секретарша – которая до обеда собирала бумажки в папку “На подпись”, а в обед несла ее подписывать. Так как подписывать надо много – желательно было приклеить к месту подписи бумажный ярлычок. Не знаю, были ли случаи, когда письмо заворачивали на этом уровне – но это был еще не главный квест.

Основной барьер на пути всей переписки – это канцелярия предприятия. Не знаю, какой была ее численность в 194* году, когда предприятие было основано под названием “Завод № ***” – один или все же два человека, но 70 лет спустя она разрослась до четырех кабинетов и 8 человек. Для отправки электронных писем был выделен отдельный кабинетик, где сидела пизда, вся работа которой состояла в:

- внести в журнал запись об исходящем письме;
- написать следующий номер на бланке в поле “Исх. №”;
- поставить на бланке сегодняшнюю дату;
- поставить на бланке печать;
- расписаться в “бегунке” и забрать одну из копий письма.

По факту пизде всегда хотелось докопаться до каких-то типографских огрехов, типа “здесь должно быть два отступа, а у вас один” или “заголовок пишется 13 шрифтом Comic Sans MS, а у вас 14 Times New Roman, а в конце должна стоять точка, а не запятая”. Аргументы вроде “генерал же подписал, ваше дело присвоить исходящий номер” на нее не действовали – а так как правила оформления менялись дважды в год, ругани было предостаточно.

Наконец, фирменный бланк с исходящим номером возвращался в подразделение, где наконец сканировался и в виде прикрепленного к письму pdf отправлялся кому надо через все тот же Outlook. Весь квест требовал минимум 4 листов бумаги (а то и десятка) и занимал минимум день – если повезет, а то и два.

PS Естественно, при молчаливом одобрении начальства (уровня начальников отдела, официально это было строжайше запрещено, спиздят секреты же!) немалая часть переписки с более-менее вменяемыми контрагентами велась с личных email-ов.

12 комментариев

  1. Олег пишет:

    Трэш конечно.
    Но вообще конечно делится на рабочую и официальную. Рабочая ведется по почте без всяких подписей между исполнителями, а официальная обычно ведется между высокими начальниками и соответственно требует подписи высоких начальников и начальников поменьше. Не вижу ничего страшного.

    В моей конторе раньше примерно такая же ситуация была. Но потом из головного офиса пришло указание, что переходим на ЭЦП и где-то за год все освоились.

  2. squeezedorange пишет:

    Все знакомые мне предприятия Росатома и Ростеха работают аналогично. Так что это можно сказать стандарт. При том, что на всех уровнях пиздят про электронный документооборот, ЭЦП, автоматизацию, инновации и т.п. Но на местах огромный штат СБшников и секретуток, которым тоже надо что-то есть. Поэтому все, как написал Шура, только с вариациями. Причем как в лучшую сторону, так и в худшую (хотя казалось бы).

    • Причем штат СБшников и секретуток только растет; вместо одного-единственного совкового 1 отдела появляются структуры по защите конфиденциальной информации, по защите от ИТР (иностранных технических разведок, а не инженерно-технических работников – хотя разница невелика), еще по какой-нибудь безопасности еще чего-нибудь.

      Отдельный то ли смешной, то ли грустный момент – все эти чуваки сидят на “накладных расходах”, которые за несколько лет выросли с 60-70% до 130% – то есть с каждого рубля в ФОТ “тематические” подразделения (непосредственно зарабатывающие деньги) отдают родному предприятию еще рубль тридцать копеек.

      • squeezedorange пишет:

        а в Росатоме есть еще замечательная Производственная Система Росатом (ПСР), честно пизженая у Тойоты. и сколько на ней кормится дармоедов, никому не ведомо ))

        • Ну это ничуть не хуже всяких отделов по соответствию ISO 9001 и прочему менеджмента качества :)

          • squeezedorange пишет:

            отличается степенью маразма

            рекомендую гайд по ссылке, если забыт Маршак с нетленным “Вот это стул — На нем сидят. Вот это стол — За ним едят”

            http://www.ps-rosatom.ru/files/5c.pdf

            подобные “рекомендации” каждый уважающий себя пээсэровец на каждом предприятии должен рождать тыщами (от этого в том числе получка зависит)

            • Ну вообще нормальная такая бумажка по рациональной организации рабочего места – но ровно до момента с появлением маразматичной таблички “Критерии оценки системы 5С”.

            • Хотя нет, не нормальная, она там сама себе в вопросах эргономики противоречит.

              • squeezedorange пишет:

                это нормально. потому что за редким исключением по степени полезности, содержанию и исполнению эти гайды больше всего напоминают школьные рефераты. причем от предприятия почти не зависит. что НИИ, что завод, что АЭС – один хуй.

                на производстве вся эта система ещё может быть полезной (и то не сама по себе, и только если на производстве полный пиздец и хаос, что уже подозрительно). а у разрабов чет кроме приступов нервного смеха никакого эффекта. видимо действительно в разработку только конченые распиздяи идут.

                • Ну оно и видно, что пытаются систему, изначально придуманную для производства “дедушка Ляо в гараже пилит напильником детали для Тойоты” натянуть на офисные реалии.

  3. Серг пишет:

    Ладно гос предприятие, у нас лендлорд рассылает официальные письма в виде PDF. Не исключено, что с тем же квестом